山崎友也
事業にかかる費用を、いったん個人のお金または法人で立て替えるケースもあります。
その際には「立て替えたことがわかる仕訳」と「立て替えてもらったお金を清算した時の仕訳」の2つを処理しなくてはいけません。
この記事では、個人事業主と法人2つのパターンで立て替えてもらったときの勘定科目と仕訳について説明していきます。
経費を立て替えてもらったときは？
事業で負担すべきお金を、企業または個人に立て替えてもらったときは「未払金」または「事業主借」の勘定科目で処理します。
具体例をみながら確認していきましょう。
個人事業主が立て替えたとき
個人事業主が事業にかかる費用をプライベートのお金から立て替えた場合は「事業主借」の勘定科目で、2つの仕訳をします。
- プライベートのお金から、事業用の費用を立て替えたとき
- 立替金を清算したとき
＜例＞得意先を接待したときにかかった飲食代5万円を個人の財布から支払った。立て替えたお金は後日事業用の口座から清算
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 接待交際費 50,000 | 未払金 50,000 （得意先との飲食代を立て替え） |
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 未払金 50,000 | 事業主借 50,000 （得意先との飲食代を立て替え） |
どちらも何のために未払金の勘定科目を使っているのかわかるように、摘要欄などに詳細を記載しておくと良いでしょう。
法人または従業員が立て替えたとき
法人もしくは企業の従業員が立て替えた場合は「未払金」の勘定科目で、2つの仕訳が必要になります。
- 法人または従業員が支払いを立て替えて、領収書またはレシートを企業に提出したとき
- 立替金を支払ったとき
＜例＞消耗品を購入するのに、一時的に従業員がお金を立て替えて後日清算した。消耗品の価格は20,000円であった
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 消耗品費 20,000 | 未払金 20,000 （消耗品費立替分） |
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 未払金 20,000 | 現金 20,000 （消耗品費立替分清算） |
こちらも個人事業主の仕訳同様に、摘要欄に詳細を記載しておきましょう。
もし得意先の支払いを立て替えたときは？
得意先の支払いを立て替えた場合は「立替金」の勘定科目で処理します。
＜例＞取引先の交通費を当社で一時的に10,000円立て替えた
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 立替金 10,000 | 現金 10,000 |
立て替えたお金が清算された場合は次のような仕訳をします。
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 普通預金 10,000 | 立替金 10,000 |
取引先の費用を立て替えた場合は、現金や普通預金などの資産が動くだけで、収益や費用は発生しません。
仕訳の際には誤った勘定科目を使わないように気をつけましょう。
費用を立て替えてもらったら2つの仕訳が必要
個人事業主が事業にかかる費用を立て替えた場合は「事業主借」の勘定科目を使って経理処理をします。
一方で法人または従業員が立て替えたときは「未払金」で計上。
個人事業主または法人によって、使用する勘定科目は異なりますので、注意しましょう。
また仕訳は「立て替えたとき」と「清算されたとき」の2つの仕訳が必要です。
なお必ず立て替えたのときに用いた勘定科目と同じ科目で清算仕訳するようにしてくださいね。
上記のように仕訳作業は、個人事業主や法人によっても勘定科目が異なります。違う勘定科目を使って仕訳していては、税務状況が正しく把握できないことも。
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