山崎友也
経費が月またぎになってしまった
決算期をまたいで出張が発生した場合どうすればいい？
今回は、こちらの疑問にお答えしていきます。
経費は発生したタイミングで、正しく仕訳を切らなければなりません。
ここでは、決算期をまたぐ経費の正しい仕訳方法を具体例をまじえて解説します。
決算期をまたぐ経費は経理の原則である発生主義がかかわってくるため、理解してから仕訳を切ると間違いが少なくなります！
発生主義とは
決算期をまたぐ経費の正しい仕訳を切るには、発生主義を理解しなければなりません。
発生主義とは現金の出入りではなく、取引の発生したタイミングで収益や費用を認識する考え方です。
たとえば、6月21日に10万円の請求書を取引先に送付し、翌月末に入金があった場合、次の仕訳を切らなければなりません。
6月21日
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 売掛金 100,000 | 売上 100,000 |
7月31日
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 普通預金 100,000 | 売掛金 100,000 |
このように売上の仕訳を切るタイミングは、請求書を送付した6月21日です。対して、経費の正しい仕訳タイミングは次の通りです。
決算期をまたぐ経費の処理方法
決算期をまたぐ経費は、発生主義にもとづいて仕訳を切らなければなりません。
たとえば、次のような場合です。
- 前年から当年にまたいで出張した
- 前年から当年にまたいで2年分の保険料を支払った
それぞれ、説明します。
①前年から当年にまたいで出張した場合
≫ 具体例：12月30日から1月2日にかけて出張。宿泊するホテル代3日分18,000円(1泊6,000円）を12月30日時点に支払った。
前年：12/30
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 旅費交通費 18,000 | 普通預金 18,000 |
決算期：12/31
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 前払費用 6,000 | 旅費交通費 6,000 |
当年：1/1
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 旅費交通費 6,000 | 売前払費用 6,000 |
②前年から当年にまたいで2年分の保険料を支払った場合
≫ 具体例：11月1日に2年分の保険料24,000円を普通預金から支払った
前年：11/1
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 売前払保険料 24,000 | 普通預金 24,000 |
11/30
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 支払保険料 1,000 | 前払保険料 1,000 |
決算期は仕訳なし。
決算期をまたぐ経費計上の注意ポイント
決算期をまたぐ経費の仕訳を切る際には、注意するポイントが2つあります。
領収書の日付だけ見てはいけない
経費は、一般的に領収書の日付で仕訳を切らなければなりません。しかし決算期をまたぐ場合、領収書の日付以外にも仕訳を切る必要があります。
たとえば新幹線の往復切符を前年の12月30日に購入した場合（行き12月30日〜帰り1月3日）、経費計上は領収書の日付である12月30日が一般的ですが、本来帰りの分は使用したタイミングで経費を計上するのが正しいとされています。
そのため、帰りの仕訳は決算期以後にしなければなりません。
確定申告を過ぎると経費にできない
白色申告であっても、青色申告であっても個人事業主は12月31日が事業年度の終わりです。
12月31日をすぎると、それ以前の経費を前年の確定申告に含めることはできず、翌年の確定申告に含めなければなりません。
確定申告は年度末から2ヶ月程度猶予がありますが、経費にできるのは12月31日までと理解しておきましょう。
【まとめ】いつサービスを利用したのかを意識しよう
経費は一般的に領収書の日付で仕訳を切りますが、決算期をまたぐ経費はサービスを使用したタイミングで切る必要があります。
いつサービスを利用したのかを把握しておき、その時点で経費の仕訳を切るようにしてください。
決算期をまたぐ経費の取り扱いは、経理の考えが凝縮したトピックです。発生主義の考え方は、慣れるまで難しいと感じることでしょう。
もし理解に時間をかけるなら、記帳代行お助けマンを利用してはいかがでしょうか？
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