山崎友也
記帳代行の流れがわからない。。
はじめて任せるし、どんな手順なの？誰か教えて！
今回はこちらの疑問にお答えします。
記帳代行は、記帳の手間を省きたい人が外部に入力を任せるものです。
- なるべく面倒なことは避けたい。
- できれば領収書を丸投げして、あとはお任せするのがベスト。
こんな考えの事業主さまも多いと思います。
今回は弊社で運営している記帳代行お助けマンを例にとって、記帳代行の流れについてお話ししていきます。
ぜひご参考ください。
記帳代行のおおまかな流れ
- 問い合わせ（お客さま）
- 申し込み（お客さま）
- 資料送付（お客さま）
- 記帳代行スタート（記帳代行会社）
- 試算表の作成完了（記帳代行会社）
- 資料を返送（記帳代行会社）
- 請求書発行（記帳代行会社）
- 振込（お客さま）
- 完了
お客さまで行うことと、記帳代行会社が行うことを分けて載せておきました。
それではわかりやすいように、ひとつずつ見ていきましょう。
① 問い合わせ
まず問い合わせをいただきます。
「料金はだいたいいくらになるの？」
「担当者とざっくばらんに打ち合わせがしたい」
気になっていることをなんでも質問いただきます。
こちらも記帳料金の正確な金額をお伝えするために、現在のお客さまの状況をヒアリングさせていただきます。
ヒアリングの内容としては以下になります。
- 年商
- 従業員数
- 業種（仕事内容）
- 仕入先数
- 取引先数
- クレジットカードの取引数
- 現金で購入した領収書の枚数（月ごとにどれくらい出るか）
など。
聞きたいことは「どれくらいの会計ボリュームがあるか？」という事です。その仕訳量によって、価格が変動していきます。
月額の金額をお伝えし、よろしければ申し込みに進んでいきます。
② 申し込み（お客さま）
料金、サービス内容がよろしければ、弊社から申込書をお送りします。
こちらに記入をして、業務をスタートします。
③ 資料送付（お客さま）
先程ヒアリング内容をお聞きした、資料を弊社側に送っていただきます。
- 領収書
- 請求書
- 通帳のコピー
- 給与明細
- クレジットカード明細
など。
・売上がわかるもの
・経費で使ったもの
両方が分かる資料をご送付ください。
量が少なければ、レターパックやクリックポストなどでも構いません。
きちんと「足跡」が残るようにしていただけると安心です。
④ 記帳代行スタート（記帳代行会社）
専門の入力スタッフが記帳入力をしていきます。
会社で決めている仕訳ルールなどがありましたら、そちらに沿って入力していきます。
・使徒が不明なもの
・仕事用かプラベートか分からないもの
このようなものはメールでまとめてお送りします。
お送りいただく資料が揃っており、不明点が早く解決すれば、約１週間ほどで入力が完了します。
⑤ 試算表の作成完了（記帳代行会社）
入力が完了したら、
・貸借対照表
・損益計算書
・会計データ
をメールにて送付します。
きちんと合っているか、確認してもらい問題がなければ納品完了になります。
⑥ 資料を返送（記帳代行会社）
納品物を送ったら、預かっていた資料を返却します。
きちんと中身が揃っているか、確認していただきます。
⑦ 請求書発行（記帳代行会社）
請求書をメールにて発行いたします。
支払いは月末締めの翌月末までの支払いになります。
⑧ 振込（お客さま）
指定口座に金額をお振込いただき業務は完了になります。
⑨ 完了
次回改めて依頼する場合は、同じ流れに沿って行います。
まとめ
今回は記帳代行の流れについてお話ししました。
お客さまが行う作業は、ほとんどないことが分かっていただけると思います。
記帳代行は面倒な作業を一任することで、本来の大事な仕事に集中してもらうことが目的です。
ぜひ記帳入力に迷っている人がいましたらご相談ください。