山崎友也
会計処理において、各種伝票の起票は取引内容を記録するために重要です。
現代では会計ソフト等の技術革新によって、伝票を起票せずとも取引を電子帳簿に保存できるようになりました。
しかしながら、今なお「手書きした振替伝票等」を作成させている企業は少なくないため、振替伝票の起票の必要性を疑う経理担当者も多いはずです。
この記事では、振替伝票がなぜ必要なのかを説明するとともに、起票作業を効率化する方法についてもご紹介します。
振替伝票についておさらい
経理部門等で長い間仕事をしていると、振替伝票も含め様々な伝票を扱う機会が多いと思います。
まずは、振替伝票やそのほかの伝票が、どういった用途で使われるのか、おさらいしましょう。
振替伝票は「現金以外の取引」に使う伝票
振替伝票は、かんたんに言うと「現金以外の取引があった際に、それらの取引を記入する」ための伝票です。
利用できるケースは幅広く、自社の口座に入金された取引・各種経費が引落された取引などの仕訳を記入します。
振替伝票は、取引の詳細が分からない場合を除いて、基本的に取引が発生した段階で伝票を切ります。
例えば、多くの職場で日次業務の一つである振込入金の確認は、取引の内容が分かったらすぐに過去の振替伝票等を確認して新しい伝票を切ります。
会計ソフトがある場合は、取引があったことを証明する資料を見ながら入力することもありますが、その前段階として振替伝票の起票が求められる職場も多く見られます。
よって、経理の現場では利用頻度が高い伝票の1つです。
入金伝票・出金伝票との違いについて
現金での取引が多く、現金出納の担当者がいる職場では、入金伝票・出金伝票を使います。
職場の経理担当者が金庫を預かっているケースもあれば、現金出納の担当者が入出金を行っているケースもあります。
入金伝票を使う取引は、仕訳上は借方が現金になるので、勘定科目は貸方のものを記入します。
逆に、出金伝票を使う取引は、仕訳上は貸方が現金になるので、勘定科目は借方のものを記入します。
振替伝票のほかに、入金伝票・出金伝票を使う仕組みは「3伝票制」と呼ばれ、現金取引が特に重要な職場で採用されています。
仕入伝票・売上伝票と使い分けることも
売掛金・買掛金の勘定を使うことが多い職場では、商品の売上を起票する際に売上伝票を使い、材料等の仕入を起票する際に仕入伝票を使います。
取引相手が膨大であったり、毎月の取引がルーチン化していたりする場合などに使います。
振替伝票・入金伝票・出金伝票も含めて、5つの伝票を使う仕組みは「5伝票制」と呼ばれ、仕入れるものが多い小売業・掛け取引が多い製造業などで採用されています。
仕入伝票・売上伝票を利用した場合、いったんすべての仕入・売上は買掛金・売掛金勘定で処理して、その後現金なり手形なりで処理する面倒はありますが、数の多い取引をさばくには便利です。
振替伝票を手書きする必要性とは？
各種伝票の種類について触れたところで、次に「振替伝票を手書きする必要性」について考えてみましょう。
すべて手書きで経理処理を行っている企業等はともかく、会計ソフトでの仕訳処理が多い職場の場合、必ずしも振替伝票を手書きする必要はありません。
しかし、取引の証憑（しょうひょう）書類として、取引の成立を証明するため手書きの伝票起票が求められている現場も少なくないため、必要か不要かは職場次第です。
職場で手書きの振替伝票を使う理由
電子帳簿保存法が2022年1月に改正されたことにより、電子帳簿等の保存は税務署長に事前承認を得る必要がなくなりました。
そのため、仕訳帳・総勘定元帳など国税関係帳簿の一部を構成する伝票に関しては、電子保存しても差し支えないはずです。
しかし、帳票類は基本的に「紙」での保存が原則となっていることから、これまで培ってきた紙での保存体制を一気に電磁的記録に切り替えるのは、多くの企業にとって難しい判断です。
上席の決裁を仰ぐ目的で伝票を切ることもあるため、紙に慣れ親しんだ職場では、振替伝票の需要は根強いものと推察されます。
経理的な知識のないスタッフに、会計処理は任せられない
各種伝票を利用するのは、必ずしも経理スタッフとは限らず、企業によっては各拠点の事務担当が起票する場合もあります。
企業で共通の会計システムを使っている場合は、拠点の事務担当にシステムへの入力を部分的に指示することも可能ですが、事務担当がいない場合は誰にでも会計処理を任せることは難しいでしょう。
例えば、営業職の経費精算（振込）を担当者自身に任せる場合、よほど信頼できるシステムの運用がなされていないと、経営陣・経理部としては認めにくい部分は否めません。
当人の入力間違えや請求金額のごまかしなど、考えられるリスクは多々あるからです。
そうなると、書き方が比較的分かりやすい伝票を通して処理や精算を行うことは、ある程度理にかなっているという考え方もできます。
多くの分野でデジタル化が進む中、経理の分野でアナログな伝票制が続いているのは、こういった事情もあるのです。
振替伝票の作成を効率化する方法
振替伝票の手書きが必要になる事情を理解した上で、作成・運用を少しでも効率化するためには、どのような方法が考えられるでしょうか。
以下に、主なものをご紹介します。
会計ソフトを作業のベースにする
手書きの振替伝票は、パソコン上での作業に比べると、ミスをした際の処理が面倒です。
勘定科目の間違い・金額の間違い・摘要の間違いがあった場合、手書きである分、伝票を書き直したり修正したりする手間が多いからです。
そこで、領収書やレシートなどの資料をもとに、先に会計ソフトへの入力を済ませる業務フローに切り替えると、あとは担当者の好きなタイミングで伝票を印刷できるようになります。
決裁を仰ぐ場合は印刷した伝票を回せばよいですし、拠点の経費精算時に事務担当者がいない場合でも、領収書・レシートの情報を送ってもらうことで、原本が届く前に処理を経理部で進められます。
もちろん、社内でルール作りは必要になりますが、うまくいけば手書きの作業が大幅に削減できます。
自動仕訳を活用する
業務フローや社内ルール等の事情から、どうしても手書きでの振替伝票は一部残しておかなければならない場合は、それ以外の振替伝票につき自動仕訳を積極的に活用するのも一手です。
毎月同じ取引が発生しているなら、まずはそこから自動仕訳を使って会計ソフトで起票し、徐々に自動仕訳で対応できる取引を増やしていきましょう。
AIを活用することによって、入力の手間・入力ミスが減らせますし、経理に精通していないスタッフに作業を任せやすくなります。
自動仕訳できる取引が多くなるほど、経理面での負担を削減することにつながります。
経理・バックオフィス担当者が少ない職場は、自動仕訳の活用を急ぎたいところです。
記帳代行を利用する
これまでのルールはなかなか変えられないし、自動仕訳もうまく活用できるかどうか自信がない場合は、記帳代行を依頼する方法もあります。
記帳代行サービスに領収書・請求書等を送付すれば、クライアント企業が定めている仕訳ルールにもとづいて入力を行ってもらえます。
すでに取引の内容を会計ソフトに入力している状態なので、自社で必要な振替伝票があれば、別途印刷するだけで社内の処理を進められます。
自社の業務フローを改変するプロセスで人手が足りない場合なども、記帳代行サービスに処理を任せることで、人的リソースをより重要な仕事に振り分けることができます。
おわりに
以上、振替伝票の手書きについて、その必要性や作成の効率化についてお伝えしました。
自動仕訳などの新しい技術が会計ソフトに導入され、法律も電磁的記録がしやすいものに改正されていることを鑑みると、将来的には経理業務の手書き作業は少なくなっていくものと考えられます。
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