山崎友也
出張に行ったとき、レンタカーを使うときもあるでしょう。
レンタカーを使う理由が仕事に関係しているなら、経費として計上することが可能です。
レンタカー代を計上するときの勘定科目は「旅費交通費」にあたることが多いです。
ただし場合によっては「車両費」や「賃借料」とした方が良いときもあります。
- レンタカー代を経費にして良いタイミング
- レンタカー代を計上するときの勘定科目
- 勘定科目の使い分け
この記事では、レンタカー代を経費にする場合の勘定科目の使い分け方を、詳しく解説します。
このサイトでは、他にも経費の仕訳方法を詳しく解説しています。
レンタカー代は経費になる？勘定科目は何？
出張先や営業など、仕事でレンタカーを利用した場合、経費として計上することができます。
目的が出張などの、不定期的に使うレンタカーの場合、勘定科目は「旅費交通費」に割り当てることが多いです。
例えば、出張先でレンタカー代を現金で5,000円払った場合、下記のように表記します。
▼レンタカー代を「現金」で払った場合の仕訳例
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 旅費交通費 | 5,000 | 現金 | 5,000 |
ただし、クレジットカードで払う場合には仕訳方法が異なります。
クレジットカードで払う場合は2回会計処理をします
上記では現金で一括して払った場合の会計処理方法をご紹介しました。
一方で、クレジットカードでレンタカー代を支払った場合には、2回仕訳をしなくてはいけません。
例えば、クレジットカードでレンタカー代を払った場合は下記のような表記になります。
▼レンタカー代を「クレジットカード」で払った場合の仕訳例
| 日時 | 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 決済日 | 旅費交通費 | 5,000 | 未払金 | 5,000 |
| 引き落とし日 | 未払金 | 5,000 | 普通預金 | 5,000 |
レンタカーのガソリン代や高速料金は経費になる？→なります！
レンタカー代の勘定科目には基本的に「旅費交通費」を使います。
このとき必要になるガソリン代や高速料金、保険料なども、「旅費交通費」として経費計上が可能です。
例えば、レンタカー代8,000円とガソリン代2,000円の合計10,000円を現金で払った場合は、下記のように仕訳ができます。
▼レンタカー代8,000円＋ガソリン代2,000円を現金で払った場合
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 | 概要 |
| 旅費交通費 | 10,000 | 現金 | 10,000 | レンタカー代 |
このように、レンタカーを借りるときに必要なガソリン代も、「旅費交通費」として一緒に計上することができます。
クレジットカードで支払った場合にも同様ですが、2回にわけて記帳する必要があります。
▼レンタカー代8,000円＋ガソリン代2,000円をクレジットカードで払った場合
| 日時 | 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 決済日 | 旅費交通費 | 10,000 | 未払金 | 10,000 |
| 引き落とし日 | 未払金 | 10,000 | 普通預金 | 10,000 |
決済したときには、貸方の方に「未払金」を記載します。
未払金とはつまり、まだ支払えていない負債分があるということです。
引き落としがされた日には忘れずに借方部分へ「未払金」を記載し、支払ったことを記帳しましょう。
定期的に使うレンタカー代の勘定科目は？
レンタカーの勘定科目に関して、法的な決まりはありません。
上記ではレンタカー代を「旅費交通費」として仕訳するとお伝えしましたが、状況や企業によっては他の勘定科目を使うこともあります。
例えば、定期的にレンタカーを借りている場合に「旅費交通費」とするのは、少々違和感があります。
ある程度、定期的にレンタカーを使う場合には、勘定科目を「車両費」や「賃借料」とすることが多いです。
仕訳の例をご紹介します。
- 「福利厚生費」：社員旅行のときをする場合など
- 「車両費」：レンタカーだけでなく自家用車も利用する場合など
「賃借料」：コピー機など他の賃借物と一緒に扱う場合など他にも、保険料は「損害保険料」、ガソリン代は「燃料費」などと割り当てることができます。
ガスストーブを使っているなら、ガソリン代を「燃料費」としてまとめてしまうのも良いでしょう。
勘定科目に決まりはない！使い続けるのがコツ
どの勘定科目を使っても良いですが、一度使った勘定科目はずっと使い続けるのが原則です。
先まで見越して、どの勘定科目を使うとまとまりやすいかをよく考えましょう。
例えば、レンタカー代とガソリン代を全て「旅費交通費」とした場合は、これからも「旅費交通費」として仕訳します。
統一することで帳簿が見やすくなり、これからの会計処理も悩まずに仕訳がしやすくなります。
一度決めたら、車内の経理ルールとしてしまうのが良いです。
レンタカー代を経費にできない場合とは？
経営者なら、可能な限り経費を計上することで節税対策をしたいと考えるものです。
レンタカー代は基本的に、全て経費として計上した方が良い費用です。
ただし、経費として計上するためには、事業に関係している内容である必要があります。
完全にプライベートの家族旅行で使ったレンタカーを経費として計上するのは、さすがに無理があります。
【プロからアドバイス】仕事に関連づけるのが得策
プライベートの旅行だとしても、旅行中に少し仕事をするなら、仕事に必要な費用だと説明できれば経費にすることはできます。
例えば、不動産会社を経営しているなら「新規物件の調査をする目的があった」のならば、全額を経費として計上しましょう。
例え3泊4日の家族旅行の中で1日だけ仕事をしたとしても、旅費を全て経費にして問題ないです。
あくまで仕事に関わることをしていたなら、経費の対象になります。
個人事業主や法人の経営者なら、積極的に経費を計上しないと、税金を多く払わなくてはいけません。
「これは経費と言えますか？」など不安が残る場合は、弊社の記帳代行サービス「記帳代行お助けマン」までお気軽にご相談ください。
【まとめ】レンタカー代の勘定科目は「旅費交通費」がおすすめ
法的に決まりがあるわけではないため、レンタカーの勘定科目は「旅費交通費」以外を使うこともできます。
「旅費交通費」以外によく使われる勘定科目は「車両費」や「賃借料」です。
レンタカーを定期的に使う場合は、「旅費交通費」では違和感があるため「車両費」としてまとめるのがおすすめです。
レンタカーを出張のときだけ使うなら、ガソリン代や保険費用などもまとめて「旅費交通費」として計上するのが楽でしょう。
ただし、一度使った勘定科目は使い続けるのが楽なので、最初に社内のルールを作ってしまうのが良いです。
「こういうときのレンタカー代は〇〇として計上」と社内で共通認識を作りましょう。
仕訳作業は記帳代行お助けマンにお任せ！会計業務を簡単に解決
勘定科目を把握して、経費が出るたびに記帳するのは手間がかかります。
「会計処理が面倒」
「仕訳のルールがよくわからない」
「会計に時間を使いたくない」
このように感じているなら、記帳代行サービスを使うのも手です。
「記帳代行お助けマン」では、個人や法人それぞれの状況にあわせて、必要な会計処理をお手伝いしております。
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