山崎友也
カフェで仕事をした場合の経費計上について知りたい
普段は事務所で仕事をしている場合でも、カフェで仕事をしたらカフェ代を経費にできるの？
今回は、こちらの疑問にお答えしていきます。
カフェで仕事をした場合、一定の要件を満たしたカフェ代については経費計上が可能です。
カフェでの支払いすべてが経費にできるわけではないため、ルールをしっかり確認する必要があります。
ここでは個人事業主・法人の経営者や経理担当者に向けて、カフェで仕事した場合の経費計上について詳しく解説します。
カフェで仕事した場合は経費計上が可能！詳しい方法を紹介
結論から申し上げると、カフェで仕事をした場合のカフェ代は経費計上が可能です。
カフェで仕事をするというのは、すなわちカフェを仕事場として使うことを意味します。
したがってカフェで仕事した場合、そのときカフェに支払った金額は、場所代として経費扱いができるのです。
カフェを仕事場として使う場合、カフェ代は会議費として計上します。
具体的な例を用いて仕訳方法を紹介します。
≫ カフェでひとり仕事をし、コーヒー代500円を現金で払った
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 会議費 500 | 現金 500 |
近年はオフィス以外のさまざまな場所で仕事をする、ノマドというワークスタイルが多くみられます。
これまで紹介したように、ノマドの一人喫茶は問題なく経費計上が可能です。
カフェ代の経費計上における注意点
仕事で使ったカフェ代を経費計上する際の注意点を3つ紹介します。
①食事部分は経費計上できない
カフェで仕事した場合は経費計上が可能と紹介しましたが、経費になるのは原則として飲み物代のみです。食事部分は経費計上ができません。
前述のようにカフェで仕事をした場合に経費計上ができるのは、カフェに支払った金額が場所代とみなされるためです。
カフェは何も頼まず無料で利用できるわけではないため、飲み物代が場所代の性質を有します。
一方で食事はカフェを使うために必須の支出ではありません。そもそも前提として、食事は事業とは関係なく、誰でも必要な行為です。
オフィスで仕事中に軽食をつまむ場合でも、軽食代は仕事に関係ない・経費にできない支出というのはイメージできるかと存じます。
基本的に仕事の時間に一人で摂る食事代については、経費計上できない支出です。
もしカフェでの仕事中に飲み物と食事の両方を注文した場合、飲み物代だけを経費として計上しましょう。
②カフェの使用用途によって勘定科目が変わる
カフェを仕事場として使う場合、勘定科目は会議費を使うと紹介しました。しかし仕事でカフェを使う機会は、一人作業だけではありません。
カフェの使用用途によって勘定科目が変わるため、正しい勘定科目を押さえることが大切です。
仕事でカフェを使う場面の例と、それぞれの勘定科目について紹介します。
| カフェの使用用途 | 勘定科目 |
|---|---|
| 打ち合わせのために使う | 会議費 |
| 取引先への接待のために使う | 接待交際費 ※接待目的であっても、一人あたりの飲食代が5,000円以下の場合は会議費を使うケースが多いです |
| 研究や視察目的でカフェを利用する | 研究費 |
③事業における必要性を説明できることが大切
経費として計上できるのは、あくまで事業に関係する支出・事業において必要となる支出のみです。カフェに限らず、該当の支出が事業に関係すると説明できることが大切です。
たとえば事務所やオフィスが存在する場合、仕事場としてカフェを選ぶ必要性に疑問が生じます。
このように必要性に疑問がある・経費のかさましと捉えられる支出は、税務調査で突っ込まれる可能性が高いです。
外出先で作業が必要になった・何らかの理由で事務所が使えないなど、明確な理由があれば問題ありません。
カフェでの仕事が必要であったことを説明できるよう、しっかり準備しましょう。
【まとめ】仕事で使ったカフェ代の経費計上は正しい方法で！
カフェで仕事をした場合、カフェ代の経費計上が可能です。
一言で仕事に関係するカフェ代といっても、使用用途によって勘定科目が異なります。
- 一人で作業・ノマドの仕事場として選ぶ：会議費
- 打ち合わせ：会議費
- 取引先への接待：接待交際費
- 研究や視察：研究費
ただしカフェ代全額ではなく、場所代として最低限必要となる飲み物代のみ経費として計上できます。また事業における必要性を説明できることも大切です。
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