山崎友也
会社の経費を立て替えて支払った場合、「領収書をください」と依頼する人は多いはず。
しかし宛名や但し書きを書いてもらうのがめんどう…と思ったことはありませんか。
レシートが発行されているので、それではだめなの？
そもそもレシートと領収書はなにが違うの？
この記事では、上記のような疑問をお持ちの方のために、領収書とレシートの違いやレシートでは経費精算できないのか、などについて解説していきます。
領収書は日本だけの文化
レシートは、英語表記では「receipt」となり、そのままレシートと読みます。
そして「receipt」は日本語に訳すと「領収書」。
つまりレシートと領収書は同じ意味ということです。
このことからも、海外ではレシートと別に領収書を発行する文化はなく、お店やタクシーなどから発行されるのはレシートのみになります。
日本ではレシートではなく、領収書が支払いの証明書になる、といった暗黙の了解がありますが、海外にいった際に領収書の発行を依頼しても、日本のようなものはもらえないものと覚えておきましょう。
領収書とレシートの違いは記載内容
領収書は「日本だけの文化」ではありますが、レシートとは記載内容が異なります。
レシートには日付、品目、店名、単価、消費税額、税率、支払い金額が書かれています。
領収書はそれに加えて「宛名」が記載されており、2つの大きな違いは「宛名の有無」です。
レシートは領収書の代わりになる
原則として、レシートは領収書の代わりとして経費精算には使用できます。
ただし、日付・金額・取引の内容または商品名・発行者の宛名など、必要事項がすべて書かれていないと、有効な書類とは見なされないケースがあるので注意が必要です。
またインボイス制度の適用を受けるのであれば、登録番号や税率、消費税額の記載も必須。
そのためその場で有効なレシートなのか確認して、不足があるようであれば有効な領収書の発行を依頼しましょう。
レシートのほうが信憑性が高いケースもある
日本ではまだまだ「領収書文化」が根強く浸透しています。
しかし領収書よりもレシートのほうが経費精算の信憑性が高いケースもあるので、領収書の発行を依頼するときは注意が必要。
たとえば宛名が「上様」や、但し書きが「品代」など、記載内容が省略されている領収書は信憑性が低く、税務署でチェックを受けることもあります。
そのため宛名や但し書きが省略された領収書を発行してもらうよりは、レシートをそのまま活用したほうが税務署から疑われる心配がないといえるでしょう。
領収書とレシートは両方もらえない
領収書の発行を依頼した場合、レシートは必ず領収書を発行するお店に渡すことになっており、領収書とレシートの両方を受け取ることはできません。
なぜならレシートは、経費精算に有効な証拠のため、両方を渡してしまうと二重請求を招くことになりかねないからです。
そのため領収書を発行する、もしくは発行してもらう場合には、お店側に「レシート」そしてお客様側に「領収書」が残るようにしましょう。
領収書とレシートの主な違いは宛名の有無
領収書とレシートの違いは、大きくは宛名があるかどうかです。
経費処理するためには、日付、品目、店名、単価、消費税額、税率、支払い金額などが記載されていればOKのため、レシートでも代用は可能。
また領収書をせっかく発行してもらっても、宛名が「上様」や、但し書きが「品代」など記載事項が省略されているものは、税務署からチェックされてしまうケースがあるので、注意が必要です。
レシートではなく領収書を発行してもらうときは、正しい宛名と但し書きが書かれたものを発行してもらうようにしましょう。
経理担当者は日々、さまざまな領収書の経費処理を行っています。
中には上記のように必要事項が記載されておらず、事実確認をしたり再発行を依頼したりと、業務がスムーズに進まずに残業なんてことになっている人もいますよね。
そんなときは記帳のプロ、記帳代行お助けマンに記帳だけでも依頼して、日々の業務を軽くしてみませんか。
この機会にぜひ、ご相談だけでも検討してみてくださいね。