山崎友也
以前は企業の書類や資料などは紙によって運用されていましたが、時代と共に経費削減の一環としてペーパーレスを進め電子化する企業が増えてきました。
紙媒体で受け取った書類を、コピー機でスキャンして電子化するという人も多いでしょう。
しかしオフィスにいるときは会社のコピー機を使えますが、外出先で急遽スキャンが必要だったり、コンビニでコピーをする場合などありますよね。
その際に支払った費用は、経費として計上できるのをご存じでしょうか？
この記事では、外出先でスキャンやコピーが必要になった時の勘定科目や仕訳について解説していきます。
スキャンとは？
スキャンとは画像処理の手法の1つであり「光学センサーなどを使って紙文書の表面の文字などを画像（デジタルデータ）として読み取ること」を指します。
読み取った画像はJPEGやPDFなどの画像データとして保管が可能。さらに画像ファイルからプリントしたりメールに添付もできます。
スキャンするための機器を「スキャナー」と呼び、スキャン機能が搭載されている複合機や大量スキャンするのに向いているドキュメントスキャン、小型サイズのモバイルスキャナーなど種類豊富。
それに比べてコピーとは、紙の書類等を全部または一部を複写することを指します。モノクロやカラーが選べますが、電子データにすることができません。
スキャン代の勘定科目は「消耗品費」
外出先のコンビニなどでスキャンをしたときの費用は「消耗品費」として費用計上できます。スキャンだけではなくコピーをした際も同様です。
オフィスにいるときに複合機やスキャナーを使用した場合、特別費用がかかることはありません。
しかし外出先で紙の書類を電子データにしなくてはいけなくなったとき、コンビニのコピー機でスキャンした経験ありませんか？
多くのコンビニでは、1回のスキャンの費用は約30円。数回程度であれば大した金額ではないように感じますが、立派な経費なのできちんと費用計上をおこないましょう。
消耗品費とは
消耗品費とは「使うことでなくなるもの」であり、使用可能期間が1年未満か取得価格が10万円未満の什器備品の購入費を指します。
企業によっては消耗品費をさらに細分化して、事務用品・パソコン用品・日用品・什器備品に分けて仕訳しているケースも。
したがって「スキャン代」「コピー代」を、消耗品費の中の事務用品費として仕訳するという企業もあるでしょう。
用途別に細かく仕訳することで、経費がどのように使われているのか、そして経費削減するにはどこを削減していけばいいのか明確にできます。
スキャン代の仕訳方法
コンビニなど外出先でスキャンやコピーをした際の費用は「消耗品費」として次のように仕訳をしましょう。
≫ 1回30円のスキャンを20回おこなった場合
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 消耗品費 600 | 現金 600 |
≫ 1枚10円のコピーを30枚印刷した場合
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 消耗品費 300 | 現金 300 |
消耗品費と似た勘定科目で「雑費」があります。
雑費は一時的な出費や他に適切な勘定科目が無い場合に使用するため、多用すると使途不明金として税務署より指摘を受ける可能性も。
用途がしっかりとわかるものは、適切な勘定科目を用いて仕訳をおこなうようにしましょう。
まとめ
スキャン代やコピー代は「消耗品費」の勘定科目を用いて費用計上します。
企業で独自のルールを定めている場合は「消耗品費」ではなく「事務用品費」として費用計上している企業も。
消耗品費は企業によって定義が異なるため、国税庁の勘定科目の定義を参考にして企業のルールを定めておくのがおすすめです。
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