山崎友也
確定申告が煩わしい理由の大部分は、記帳が面倒くさいことでしょう。
記帳がなぜ面倒くさいかと言えば、領収書をいちいち確認して入力しなければならないからです。
ごちゃごちゃの領収書を整理してから入力するのが面倒くさいですよね？
それを防ぐには普段から領収書をきっちり整理整頓しておくのが有効です。
本記事は整理整頓グッズを活用して領収書を整理する方法について解説します。
整理グッズを活用した領収書保管の方法4種
領収書を保管するにはどのような方法があるでしょうか？
主に以下の4点が考えられます。
① 封筒に入れて保管
もっとも一般的な領収書の保管方法は封筒に入れて保管する方法でしょう。
年次別、月次別、用途別などにそれぞれ封筒を用意し、毎日の領収書を入れていきます。
この方法のメリットは管理がかんたんなことです。1日の終わりに領収書を該当の封筒に入れるだけなので何も難しくありません。
デメリットは紛失の可能性が高い点と、大量の領収書には対応できない点です。
規模の小さい個人事業主や仕入の無い業種ならこのやり方で十分でしょう。
しかし、ある程度規模の多い法人や、仕入れ先の多い個人事業主ならば別のやり方を考えなければなりません。
② ノートに貼り付けて保管
紛失防止に効果的なのがノートに貼り付けて保管する方法です。1日1ページなど決めて、その日に受領した領収書を貼り付けていきます。
この方法のメリットは細かい時系列管理ができる点です。1日ごとに1ページずつ貼っていきますので、何月何日に何を買ったかがすぐにわかります。
デメリットはこの方法も大規模な事業には対応できない点です。
個人事業主ならばこれで十分かもしれませんが、ある程度の規模のある会社ではいちいち糊付けなどしていられませんよね。
その場合にはやはり別のやり方を考える必要があるでしょう。
③ ファイリングして保管
もっともかんたんにわかりやすく整理整頓ができるのがこの方法でしょう。
文具メーカーなどから領収書専用のドキュメントファイルがたくさん発売されています。それを購入して領収書をファイリングしていきます。
時系列の整理はノートに貼り付ける方法と同じ感じになりますが、ファイリングのほうが手間がかからないのと、いったん貼り付けた後も取り外せるのがメリットです。
デメリットはコストが高いことでしょう。ドキュメントファイルは非常に機能性に優れる構造をしており、ノートや封筒に比べて割高な場合が多いです。
④ 電子化して保管
2022年から改正電子帳簿保存法が施行され、領収書などの電子保存要件が緩和されました。
それまでも電子保存は可能でしたが、要件が厳しすぎて非現実的だったため改正されたのです。
メリットは領収書の紛失防止と、経費精算の効率化が可能なことです。
デメリットは依然として要件が厳しいことです。
紙の領収書を電子化するにはタイムスタンプの付与などの手順を踏む必要があり、慣れないうちはきついかもしれません。
おすすめの領収書整理グッズ
領収書をファイリングするためのドキュメントファイルは便利なものが多数販売されています。
その中から特におすすめを2点ご紹介します。
コクヨ 領収書ファイル ラ-NVR520W
48ポケットもあるA5サイズ領収書のファイルです。透明なフィルムがポケット状になっていて、領収書を入れていくだけでかんたんに整理できます。
ポケットには脱落防止のフラップも付いているため、せっかくの領収書を無くすことがありません。
領収書だけでなく、A5サイズまでの封筒や請求書なども入ります。
キングジムドキュメントファイル コノミータイプ A5 2254
こちらはA5サイズの書類が13ポケット収納可能なドキュメントファイル。
コンパクトな作りで領収書を入れていくだけで整理できます。
ポケットが13個あるので、月ごとの分類に便利。1ヶ月分を1つのポケットに割り当てればちょうど1冊で1年分になるので非常にわかりやすいです。
だいたい1ポケットに20枚程度入るので、小規模な個人事業主や従業員が5人以下の法人にとてもおすすめです。
効果的に領収書を整理するためのグッズ活用術
領収書の整理グッズをどのように活用すればよいのでしょうか。
活用する際の注意点を以下で解説します。
分類を工夫する
事業規模が小さいうちは月ごとに分けるだけで十分でしょう。
しかし、規模が大きくなり、領収書の枚数が多くなってくると、月に何百枚も領収書を受領します。よって、1ヶ月単位の中でも分類が必要になります。
わかりやすいように時間軸以外の軸で分類しましょう。
例えば以下のような分類軸が考えられます。
- 決済手段（現金、クレジットカード、請求書払いなど）
- 部門別
- 勘定科目別
- 取引先別
入力したあとで保管する
多くの人は領収書をもらってきたらとりあえず保管しておいて、折を見て会計ソフトに入力していると思います。
しかし、本来は領収書を貰ってきたらすぐに会計ソフトに入力し、その後で保管するのが理想です。
なぜなら入力を後回しにすればするほど、たくさん領収書が溜まってしまうからです。
多くの自営業や小規模企業のスタッフさんは忙しいですね。
領収書が溜まれば溜まるほど入力にかかる時間も増え、時間が取れないためにまた後回しにする。その悪循環です。
そして結局は確定申告の直前に急いで入力作業を行う羽目になります。
そのような事態を防ぐためにも、領収書は受領したらすぐに入力し、その後で保管しましょう。
余分な領収書は捨てる
節税をしようと思ってなんでもかんでも領収書をもらう人がいます。
しかし、経費とは事業に関係のある出費のみが計上できるのであって、事業に関係のない出費は例え領収書があっても経費には計上できません。
もし事業に関係のないお金を経費計上すると税務調査によって指摘を受け、追徴課税される恐れもあります。
どうやっても経費にならない領収書をずっと保管しておいても無駄ですよね。そのような領収書はさっさと処分してしまいましょう。
領収書の保管期限
領収書には保管期限があります。これは法律で決まっているので事業の大小にかかわらず守らなければなりません。
保管期限は以下の通りです。
法人は7年〜10年
法人の場合は法人税法により確定申告書を提出した翌日から7年間の保存が義務づけられています。
しかし、欠損金の繰り越し控除を利用する場合には保管期限が10年に伸びます。
つまり、赤字決算の年度の領収書については10年保管しなければならないということです。
誤って捨ててしまうといけないので、法人の場合は赤字の場合も黒字の場合も一律で10年保管すると決めておいてもいいかもしれません。
個人事業主は5年〜7年
個人事業主は以下のように場合分けされます。
白色申告の場合
白色申告の場合は5年間保管する義務があります。
青色申告の場合
青色申告で所得が300万円以上の場合は7年間保管する義務があります。
300万円以下の場合は5年間に短縮されます。
わずらわしい記帳作業は記帳代行お助けマンにおまかせ！
領収書の整理がわずらわしい原因は記帳作業に手間がかかる点です。未入力の領収書と入力済みの領収書を分けて保存しないといけないため、面倒くさいですね。
そこで、領収書の整理や記帳作業は記帳代行お助けマンにおまかせください。
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