山崎友也
企業や個人事業主が支払った費用を、経費として処理するときに必要な証拠のひとつが領収書です。
経理業務や確定申告では必ず必要になりますが、自分ですべてやっている人であれば、自分で処理しやすいように保管していますよね。
しかし仕訳業務や確定申告を税理士にお願いしている場合、領収書をどのように渡したらいいのか悩んでいる人もいるのではないでしょうか。
この記事では３つのパターンにわけて見ていきますので、委託している税理士と相談する際に参考にしてみてください。
領収書はどうやって税理士に渡すのがベスト？
「領収書の渡し方」なんてあるの？と思われる人もいるかもしれませんが、領収書の管理が雑であれば、紛失やプライベートの領収書が混ざってしまうなど、確定申告も雑になってしまいます。
そのため依頼している税理士と相談して、適切な方法を見つけましょう。
ここでは一般的に良いとされている、3つの方法を解説します。
月別に分けて渡す
税理士に渡すときには、一般的には「月別に分けて渡す」と良いとされています。
個人事業主であれば1月〜12月、企業であれば期首から期末に並べて渡すと、税理士も仕事がしやすくなり、ミスややり直しが起こりにくくなるでしょう。
経理業務を委託する場合、税理士とは長い付き合いになるため、良好な関係を築いておくことが重要。
そのためには相手の立場にたって気遣いをすることも大切です。
月別に分けるとしてもただクリップ止めだけでは、何月のものなのかパッと見て判断できません。
また確定申告の時期であれば、ほかの会社の仕事も受託している可能性があるので、混ざってわからなくなってしまうことも考えられます。
そのため月別に分けた場合は、「どの会社または個人事業主の何月のものなのか」が明確にわかるようにしておくと、税理士側の負担を減らせます。
現金払いそれ以外に分ける
近年ではカードや電子マネーの支払いが増えてきました。
仕訳では現金払い以外では勘定科目が異なります。
そのため領収書をまとめて渡してしまうと、税理士側で分ける作業が発生。
少しでも税理士側の負担を減らして、正確かつスムーズに進めてもらうためにも払い方別に領収書を分けると親切です。
そのまますべて渡す
税理士によっては、丸投げでもOKとしている人もいます。
その場合は領収書をそのまま渡してしまいましょう。
ただし、プライベートの領収書は必ず除くようにしてください。
購入した人は事業に関係するものか個人のものかわかっていても、税理士のほうではすべてを把握できません。
わざとではなかったにしても、プライベートのものを経費する行為は「経費の水増し」になり、脱税につながります。
脱税が発覚すると多額の追徴課税になり、税務署からの信用問題にも関係してくるでしょう。
そうならないためにも、日頃からプライベートと事業に関する領収書はきっちりと分けておき、税理士に渡すときに間違いが起きないようにしておくのが大切です。
送り方にも注意
領収書を手渡しで渡すほかに、郵送することもあるでしょう。
その際には必ず追跡できる方法を選択します。
領収書は経費にするための証拠であるため、紛失してしまうと経費として計上できません。
書留や特定記録郵便であれば確実に手渡しで送れますが、郵便局の営業時間内に直接行って送る必要があります。
しかし忙しくて営業時間内にいけないということもありますよね。
そんなときはレターパックもおすすめです。
レターパックプラスであれば、必ず手渡しが可能なので安全に送れます。
ただし営業時間外にレターパックで送るときは、ポストに入るサイズでなければいけない点を覚えておきましょう。
領収書は税理士側の負担を減らせる方法がおすすめ
税理士に確定申告や経理業務を委託している場合、領収書を渡す機会は多々あります。
税理士の中にはなにもせずに丸投げで受けている人もいますが、一般的には月別に分けて渡すと税理士側の負担が減って仕事がしやすくなります。
経理業務の委託先は、必ずしも税理士だけではありません。
記帳代行お助けマンでも仕訳の委託業務を受けており、プロが仕訳業務を代わりに行うので日々の業務負担を減らせます。
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