山崎友也
事業を経営していれば、スキルアップや知識を深めるために書籍を購入する機会も多いでしょう。
しかし仕事のために買ったのだから経費になるのでは？と思っていませんか。
実は買った書籍や雑誌、新聞等は必ずしも経費になるとは限りません。
この記事では資料代は経費になるのか、また経費計上できる場合の仕訳方法について説明していきます。
そもそも資料代ってなに？
企業や個人事業主における資料代とは、事業主や従業員の知識を深めるために活用される書籍や雑誌、新聞等をいいます。
業種や職種によっては仕事の専門的知識や業界のことを身に着けるのが必須です。ゆえに個人で購入するケースがありますが、企業で購入して従業員の知識向上に役立てる場面もあるでしょう。
なお企業で従業員や会社の成長につなげるため、または個人事業主の知識を深める意味で購入する資料代は、経費計上が可能です。
しかし買ったすべての本や雑誌が経費として計上できる訳ではないので、注意しましょう。
主に経費として処理できる資料代は以下のとおり。
- 専門書籍代
- 企業で役立つ雑誌の購入費や定期購読代
- 官報購入費
- 新聞購読代金
- 住宅地図の購入費用
- 統計資料や単価表などの資料購入代金
経費で処理できるかどうかの基準は何を買ったかではなく「事業に関係あるかどうか」です。
企業が新聞を購読している場合は、情報収集の目的とみなされ経費処理ができますが、個人事業主が新聞を購入しても、直接事業に関係すると認められないときは経費処理できません。
ただし企業でも、オフィスや休憩室に置いて従業員の娯楽として購入するときや一時的に買ったときは資料代ではなく、福利厚生や雑費になります。
資料代はあくまでも、何を買ったかではなく事業に関係あるかどうかで勘定科目が変わる点に注意しましょう。
資料代の仕訳方法は？
経費で計上できる資料代は「新聞図書費」の勘定科目で仕訳します。
＜例＞事業に関する専門書を2,000円で購入した
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 新聞図書費 2,000 | 現金 2,000 |
上記のように雑誌を1冊ずつ購入するときは「新聞図書費」で仕訳します。しかし新聞や雑誌を定期購読するときは経理上の処理が異なるので注意が必要です。
定期購読は1年分の料金を前払いします。そのため決算月までの分は新聞図書費で計上して問題ありませんが、決算月以降の分に関しては「前払金」になるのです。
＜例＞事業に関係する雑誌を1年分定期購読して12,000円支払った。購入時期は8月で、決算月は3月である。
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 新聞図書費 8,000 前払金 4,000 | 普通預金 12,000 |
また書籍の種類によっては、シリーズで買うと10万円を超えてしまう書籍があります。
10万円を超えたものは、事業に関係するものであっても「新聞図書費」ではなく資産計上して減価償却が必要。
＜例＞専門書をシリーズでまとめて12万円で購入した
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 備品 120,000 | 普通預金 120,000 |
＜例＞決算期を迎えて減価償却をおこなう（耐用年数は3年）
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 減価償却費 40,000 | 備品 40,000 |
なお資産計上を避けたいときは、1冊ずつ分けて購入するのがおすすめです。
1回の清算が10万円未満の場合は新聞図書費として経費処理ができるので、購入時の金額にも注意してみましょう。
事業に関係ある資料代は経費処理ができる
書籍や新聞代の購入費用は「事業に直接関係がある」と認められるものに限り「新聞図書費」として経費計上できます。
ただし1年分をまとめて支払う場合、決算月を超える分は「前払金」、10万円を超えるものは資産計上が必要になるので、仕訳の際は注意しましょう。
仕訳業務は適正な勘定科目を用いて正しい経理処理が必要な業務です。
科目を間違えてしまうと、何の経費が圧迫しているのか、どこを見直せばいいのかなど、正しい財政状態がわからなくなってしまう可能性があります。
適正な仕訳業務をするためにも、日々の仕訳業務をアウトソーシングしてみませんか。
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