山崎友也
領収書を紛失してしまったら、該当の支出は経費として計上できない？
経費精算を正しく行うために、気をつけるべきポイントを知りたい
今回は、こちらの疑問にお答えしていきます。
経費精算をするためには、証拠として領収書やレシートが必要です。しかし時には、経費の領収書を紛失してしまうケースもあるでしょう。
トラブル発生時に慌てないよう、領収書紛失が発生した際の対処法を押さえておくと安心です。
また経費精算にあたって、領収書をしっかり保管する以外にも、押さえておきたい注意点も存在します。
今回は経費精算で気をつけるべき点について、領収書の扱いを含め3点紹介します。
領収書紛失した場合の対処法
大前提として、法人の場合は領収書紛失が発生しても経費精算できるかどうか、社内規程やルールの内容次第です。
もし「領収書を紛失した場合は対象の経費精算を実施しない」といったルールがある場合、領収書がなければ原則として経費精算ができません。
しかし実際のところ、領収書を紛失しても経費精算できるケースがあります。
領収書を紛失した場合の対処法として、以下の例が挙げられます。
- クレジットカードの明細やICカードの決済履歴など、支払いを証明できる別の書類を用意する
- 購入履歴・使用履歴などを発行する
- 領収書の再発行や、購入証明書の発行を依頼する
※脱税防止のため、領収書の再発行はできないケースが多いです。どうしても領収書の再発行が必要となる場合は、再発行である旨がわかりやすく明記されます - 出金伝票を作成する
- 領収書紛失の旨を経理担当者や上席に伝え、経費精算できるか確認する・指示を仰ぐ
個人事業主の場合、経費計上のルールも自分で定めるため、法人ほど厳しくはありません。
ただし処理方法に統一性がない・領収書の紛失があまりにも多い場合、税務調査で指摘を受ける恐れがあるため注意が必要です。
なお、領収書は会計処理や経費精算において、もっとも明確な証拠となる書類です。領収書紛失を起こさないことが理想であるため、日々の管理に注意しましょう。
領収書紛失以外も！経費精算で気をつけたいポイント
経費精算を正しく行うためには、領収書紛失への備え以外にも気をつけたいポイントがあります。
詳しく解説します。
ルール・規則に沿う
経費精算に限らず、トラブル発生時にどのような対処法を実施できるかは、会社のルール・規則次第です。
経費精算に領収書が必要不可欠というルールが存在する場合、領収書紛失が発生した場合は経費精算できない可能性があります。
また、領収書紛失への対処法について規定されているケースもあるでしょう。
自己判断で対応してしまうと、正しく経費精算できない恐れが大きくなります。自社のルール・規則の確認が必要です。
個人事業主の場合、自身でルールを決めることができるうえ、自己判断で柔軟な対応もできます。
しかし会計処理の方法に一貫性がないと、税務署から指摘を受ける・修正を指示されるなどの恐れが大きいです。
個人事業主の場合も会計処理について明確なルールを定め、処理に一貫性を持たせましょう。
経費にできる・できないをしっかり判断
経費精算を正しく行うためには、経費にできる・できないをしっかり判断する必要があります。
経費計上できるのは、事業との関係性・必要性がある支出のみです。事業に関係ないプライベートな支出や必要性を超える支出は経費計上ができません。
経費にできない支出まで経費として扱ってしまうと、会計処理に誤りが生じてしまいます。
正しい会計処理のため、経費にできるか否かをしっかり判断しましょう。
【まとめ】注意点を押さえて正しく経費精算を！
経費精算で気をつけたい注意点として、以下の3つが挙げられます。
- 領収書をしっかり保管する、領収書紛失が起きた場合は適切な対処をする
- ルール・規則に沿う
- 経費にできる・できないをしっかり判断する
経費精算を正しく実施するためには、ポイントを意識して適切な対応をすることが大切です。
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