証明写真の経費精算｜勘定科目の正しい仕訳例とシンプルな処理方法 | 格安・安い記帳代行は記帳代行お助けマン|面倒な記帳入力お任せください！

はじめに

履歴書や社員証、各種免許の更新など、ビジネスにおいて「証明写真」を利用する機会は少なくありません。
ただし、証明写真の費用を会社や事業の経費として計上する場合、目的によって勘定科目が異なるため注意が必要です。

「採用活動用なら広告宣伝費？」
「社員証作成用は消耗品費でいいの？」
「個人利用と事業利用の線引きは？」

この記事では、証明写真の経費処理を正しく行うための勘定科目の選び方と仕訳方法を、シンプルにまとめて解説します。

証明写真にかかる費用は、利用目的によって以下のように勘定科目が分かれます。

採用活動の一環とみなし、採用費（求人広告費）で処理します。

借方　採用費　2,000円  
貸方　現金　2,000円

社員証・入館証など、社内管理に必要な証明写真は、消耗品費（または事務用品費）で処理します。

借方　消耗品費　1,500円  
貸方　現金　1,500円

パスポートやビザ申請のための証明写真は、出張のために必要な費用と位置づけられます。
一般的には、旅費交通費または雑費で処理します。

借方　旅費交通費　800円  
貸方　現金　800円

業務に必須の資格試験（運転免許、建設業資格など）に伴う証明写真は、福利厚生費や研修費に分類できます。

借方　福利厚生費　1,000円  
貸方　現金　1,000円

プライベートでの就職活動やパスポート更新、趣味の資格取得に使う証明写真は経費になりません。
必ず「事業に関連しているか」を確認しましょう。

採用関連の費用は「求人広告費」「採用費」にまとめると、経理処理がわかりやすくなります。

証明写真は数百円〜数千円と少額ですが、税務調査では「本当に事業関連か」確認される可能性があります。
領収書や使用目的のメモを必ず残しておきましょう。

従業員個人の資格試験用証明写真を会社が負担した場合、事業に必須なら福利厚生費で処理可能。
ただし、業務と関係のない資格用なら「給与扱い」とされるリスクがあるため注意が必要です。

・勘定科目は「利用目的」で判断するのが基本
・採用活動 → 採用費
・社員証 → 消耗品費
・出張用パスポート → 旅費交通費
・業務必須資格 → 福利厚生費／研修費
・私用利用は経費にできない
・消費税は課税対象、領収書保存が必須

証明写真は少額でも、処理を間違えると不適切な経費計上につながります。
「誰のために」「何の目的で」利用したかを明確にすることが、正しい経理処理のポイントです。

「証明写真の処理が福利厚生費か採用費か迷う…」
「少額の経費が積み重なって仕訳が煩雑…」

そんなときは 記帳代行お助けマン にお任せください！

少額経費も正しく処理することで、会社の信頼性が高まり、節税にもつながります。